Surat resmi merupakan dokumen yang digunakan untuk keperluan formal oleh pihak tertentu seperti perorangan, organisasi, lembaga ataupun instansi tertentu untuk melakukan komunikasi secara resmi. Fungsinya yakni sebagai media penyampaian informasi dan pemberitahuan tentang hal-hal tertentu dari satu pihak terhadap pihak lainnya. Selain itu, surat resmi dengan format yang sesuai bisa menjadi bukti yang cukup otentik. Artinya isi dalam surat tersebut bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan secara hukum. Hampir semua surat resmi membutuhkan stempel/cap, beberapa tanda tangan, dan/atau meterai sebagai penguatnya. Sebelum melangkah ke cara membuat surat resmi, ada baiknya kamu memahami beberapa jenisnya berikut ini.
Jenis Surat Resmi
1. Surat Keputusan
Jenis surat ini dimaksudkan untuk menyampaikan keputusan pimpinan atas berbagai hal yang sebelumnya tidak jelas. Surat ini biasanya mengacu pada lembaga atau otoritas. Contohnya seperti surat keputusan pengangkatan, surat pencopotan jabatan, dan lain-lain.
2. Surat Permohonan
Surat permohonan digunakan ketika salah satu pihak ingin mengajukan permohonan kepada pihak lain. Misalnya surat permohonan bantuan dana, surat permohonan mutase kerja, dan lain lain.
3. Surat Kuasa
Surat resmi selanjutnya yakni surat kuasa yang berguna untuk membuktikan bahwa seseorang telah diberi kuasa atas suatu hal. Di dalam surat kuasa biasanya terdapat tanda tangan dari pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa.
4. Surat Perintah
Ada juga surat perintah yang berguna untuk menyampaikan instruksi dari atasan kepada bawahan. Contoh surat perintah adalah surat perintah lembur atau surat perintah perjalanan dinas.
5. Surat Panggilan
Surat panggilan atau undangan bersifat resmi yang digunakan untuk memenuhi panggilan khusus. Misalnya saja surat panggilan polisi atau surat panggilan kerja.
6. Surat Edaran
Surat resmi ini dibuat dan ditujukan kepada kelompok tertentu yang menginformasikan kegiatan atau permasalahan tertentu. Contohnya seperti surat edaran hari libur, surat edaran pelaksanaan kegiatan, dan lainnya.
Cara Membuat Surat Resmi dengan Format Elektronik Sah Secara Hukum
Surat resmi harus ditulis berdasarkan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang jelas, serta ditulis sesuai format khusus. Aturan dan kaidah pada dokumen tersebut juga berlaku untuk surat resmi dengan format elektronik agar tetap sah secara hukum. Pada dasarnya format elektronik sama saja dengan format konvensional, hanya saja bentuknya bukan lagi fisik melainkan digital yang serah-terimanya dilakukan melalui platform digital. Berikut ini merupakan cara membuat surat resmi dengan format elektronik agar sah secara hukum.
1. Sesuaikan format surat dengan jenis suratnya
Hal pertama yang harus kamu lakukan yaitu menentukan format yang sesuai untuk jenis suratnya. Jika kamu akan membuat surat kuasa, pastikan membuat surat dengan format yang tepat. Dibawah ini adalah format surat resmi secara umum:
- Judul
- Kalimat pembuka
- Identitas pembuat surat
- Isi surat
- Kalimat penutup
- Tempat dan tanggal dibuat
- Tanda tangan dan nama pihak yang bersangkutan
- Cap atau meterai
2. Gunakan Bahasa yang baku dan resmi
Dalam membuat jenis surat resmi apapun, wajib menggunakan bahasa baku dan resmi yang artinya harus sesuai dengan EYD/KBBI. Pastikan tidak ada kata yang disingkat dan hindari menggunakan bahasa non-formal.
3. Sampaikan maksud dan tujuan secara jelas
Usahakan isi surat tidak bertele-tele dan sampaikan dengan tujuan secara jelas agar tidak membuat bingung orang yang membacanya.
4. Bubuhkan meterai dan tanda tangan asli
Supaya surat resmi dapat dipertanggungjawabkan dan sah secara hukum, gunakan meterai digital serta tanda tangan digital. Kamu tidak perlu khawatir karena meterai digital dan tanda tangan digital memiliki kode unik yang dapat diverifikasi langsung oleh penerima dokumen. Proses verifikasi dan validasi tanda tangan dan meterai digital juga bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun secara online.
Oleh karena itu pastikan kamu membuat tanda tangan digital dan membeli meterai digital di tempat resmi dan kredibel. Vida Google Playstore atau Vida Apple Appstore adalah salah satu PsrE (Penyedia Sertifikat Elektronik) yang sudah diakui mendapat pengakuan ISO 27001 dan Sertifikat Webtrust. Tidak hanya diakui secara resmi oleh pemerintah Indonesia, aplikasi ini juga dipercaya oleh 40 negara lainnya.